Ráadásul az irodabérlés költsége sem elhanyagolható tényező, ezért érdemes minél tudatosabban és felkészültebben belevágni az ideális hely megtalálásába.

1. Mérjük fel a helyigényünket!

Ha az irodánk túl kicsi, az garantáltan rombolni fogja a munkateljesítményünket is. Alkalmazottainknak ugyanis kellő teret kell biztosítani a kényelmes munkához, mivel egy túlzsúfolt irodában szó szerint elfogy körülöttünk a levegő. Sőt, az ügyfeleink sem fogják díjazni, ha éppen egy fénymásoló mellé beszorítva kell tárgyalniuk a vállalkozásuk számára akár létfontosságú kérdésekről.

Azonban egy túl nagyméretű iroda szintén problémát jelent – habár mindenki el fog férni, azonban az irodabérlés költségei az egekbe szökkenhetnek. Sőt, egy ürességtől tátongó iroda még az ügyfeleink szemében sem néz ki jól, hiszen csak annyit láthatnak, hogy a vállalkozásunkban mindössze néhány ember lézeng, ez pedig rontja a versenyképességünkről alkotott imidzsünket.

Érdemes tehát alaposan felmérni a helyigényünket, illetve a jövőre is gondolni. Válasszunk olyan irodát, amely még létszámbővítés esetén is kiszolgálja az igényeinket, hogy néhány új dolgozó felvételekor még ne kelljen új helyre költöztetni a cégünket. Ha kényelmes irodát szeretnénk, 1 emberre átlagosan 8-12 négyzetméterrel kell számolnunk, ha pedig cellázott irodaterületre van szükségünk, ez a szám magasabb is lehet. Mérjük fel pontosan a konyha és az étkező, illetve a tárgyaló méretét is.

TIPP: Az offie.hu segítségével gyorsan és személyre szabottan találhatunk rá a tökéletes irodára. Így biztosan olyan irodában dolgozhatunk majd, amely alkalmazottaink és ügyfeleink számára is magas színvonalat fog biztosítani.

2. Készítsünk költségvetést!

Mielőtt bármibe is beleugranánk, készítsünk pontos büdzsét. Fontos, hogy irodabérlés során soha ne a vágyaink és az érzelmeink vezéreljenek, hanem a vállalkozásunk számára fenntartható döntések. Természetesen minden cégvezető és alkalmazott egy központi helyen található, igazán luxus irodában érezné magát a legjobban, de ha tovább nyújtózunk, mint ameddig a takarónk ér, annak garantáltan a vállalkozásunk issza meg a levét.

Ne kockáztassuk az anyagi stabilitásunkat, inkább válasszunk egy alapvető igényeinknek megfelelő, de valóban kényelmesen fizethető irodát. Idővel pedig – ha vállalkozásunk szépen kinövi magát – olyan irodába költözhetünk, amelyről már a kezdetek óta álmodozunk.

Kalkuláljunk az üzemeltetési költséggel is!

• Az irodabérlés díja mellett mindenképpen vegyük számításba az üzemeltetési költséget is. A bérleti díj mellett ezt is a bérbeadó szabja meg, Ft/nm/hó-ban kifejezve. Fontos, hogy az irodaházaknál ezen díjakon felül van egy ún. közös területi szorzó is. Ha ez 5%, akkor a bérleti díjon és az üzemeltetési díjon felül plusz 5%-ot kell fizetni, hiszen a közösen használt területeket is ki kell fizetni.

3. Döntsünk könnyen megközelíthető iroda mellett!

Sem az alkalmazottaink, sem az ügyfeleink nem szeretnének hosszú időt utazással tölteni, ezért amennyire csak lehet, válasszunk egy viszonylag könnyedén megközelíthető irodát. Természetesen a belvárosi irodák bérleti díja mindig magasabb, de törekedjünk az arany középút megtalálására.

Külön figyeljünk oda a parkolási lehetőségre is, hogy ügyfeleinknek ne kilométerekkel arrébb kelljen megállniuk, majd kisebb kirándulást tenniük ahhoz, hogy eljussanak hozzánk.

4. Merüljünk el a részletekben!

Nem mindegy, hogy a kinézett iroda bútorozott-e, vagy éppen nekünk kell még bútorokat vásárolni vagy bérelni. Ha nem akarjuk extra kiadásokkal terhelni vállalkozásunkat, inkább keressünk egy megfelelően bútorozott, “előre bejáratott” irodát, ahol már tényleg csak a munkára fókuszálhatunk.

Ha a legtöbbet szeretnénk spórolni a bútorozáson és a bérleti díjon – esetleg a cég nem akar 5 évre elköteleződni –, érdemes megvizsgálni az albérleteket is, hiszen egyes cégek albérletbe adják ki a nem használt,  de általában bútorozott területeiket. Ezek a területek az ingatlanpiac alábecsült lehetőségei, ezért mindenképpen érdemes alaposabban is utánuk nézni.

Érdeklődhetünk az elektromos hálózat állapotával és az internet-hozzáféréssel kapcsolatban is, hogy technikailag is minden adott legyen a produktív munkavégzéshez. Inkább kérdezzünk bátran még a legapróbb részletekkel kapcsolatban is, minthogy utólag derüljön ki, hogy valami mégsem felel meg az elvárásainknak.

Akár kisebb vagy nagyobb irodát tervezünk bérelni, soha ne sajnáljuk az időt az ideális helyiség megtalálására. Először is mérjük fel a lehető legkörültekintőbben a helyigényünket és az anyagi lehetőségeinket, majd számoljunk a megközelíthetőség és a parkolás kérdésével is. Ne feledjük, hogy a megfelelő iroda kiválasztása alkalmazottaink és ügyfeleink számára is legalább ugyanolyan fontos. Ha pedig semmit nem szeretnénk a véletlenre bízni, akkor az offie.hu jelenti a megoldást.