Egyre több munkavállaló dolgozik otthonról a technológiának, és persze a vírusnak „köszönhetően”. A vírushelyzet számos olyan szoftver megjelenését illetve reflektorfénybe kerülését segítette elő, amelyek arra hivatottak, hogy pótolják az irodai környezetet, helyettesítsék a személyes kommunikációt, a meeting-eket és a helyi hálózat adta lehetőségeket.

Ebben a cikkben a folyamatos és zavartalan távmunkát elősegítő szoftvereket fogjuk bemutatni. Lehet, hogy közülük párnak a neve ismerős lehet, de bízom benne, hogy lesznek olyanok is, amelyekkel újat tudok mutatni.

Ha valaki a távmunka lehetőségeinek felfedezésén gondolkozik, akkor is érdemes elolvasni a cikket, mert véleményünk szerint a bemutatásra kerülő eszközök nagymértékben elősegíti a munkatársak együttműködését és kommunikációját a távolból.

Szoftvert vásárolni vagy inkább sajátot fejleszteni?

A célnak leginkább megfelelő szoftver kiválasztása során rendszeresen felmerülő kérdés, hogy kész, „dobozos” terméket vásároljunk-e vagy inkább fejlesszünk egy sajátot. A döntés megkönnyítésére megpróbáltuk összeszedni a legfontosabb előnyöket és hátrányokat.

A „dobozos” szoftver …

• az átlag felhasználó igényeire készült, ezért ritkán tökéletes
• a megvásárolás után azonnal használható
• olcsóbb, mint az egyedi fejlesztésű
• a bővítésére, frissítésére kész konstrukciók vannak

Az egyedi fejlesztésű szoftver …

• tökéletesen a cég igényeire szabható
• hosszas tervezést és fejlesztési időt igényel
• lényegesen drágább, mint a kész, dobozos szoftver
• fejlesztése gyakran egy szoftver fejlesztő céghez kötött
• utólagos továbbfejlesztése, frissítése előre nem látható költségeket eredményezhet.

1. A projektmenedzsment szoftverek

A projektmenedzsment szoftverek szinte minden területen nélkülözhetetlenek. Amikor egy teljes csapat dolgozik egy projekten a távolból, fontos, hogy mindenki lássa, hogy saját maga és a többiek hol tartanak, és éppen min dolgoznak.

Attól, hogy egy csapat decentralizált, még nem azt jelenti, hogy a munkafolyamatoknak is annak kell lenniük. Egy közös és megosztott központi felület esszenciális lehet egy projekt során. Ez azt jelenti, hogy az alkalmazottak egyéni munkája egyetlen felületen van megosztva a többiek számára és nem kell közben más alkalmazások között váltogatni és ezzel időt veszteni.

Nehéz egy konkrét szoftvert ajánlani, olyan hatalmas a választék és sokszor annyira különbözőek az egyes termékek. Ha kipróbálásra mégis ki kellene emelni kettőt, akkor a Trello-t és az Asana-t ajánlanánk.

2. Üzenetküldő alkalmazás

A távmunka során eljön az az idő, amikor a hatalmas mennyiségű e-mail helyett valamilyen más megoldásra van szükség a projektben. Ilyen esetekben általában valós idejű kommunikációra van szükség, ami lehetővé teszi a gyors döntéshozatalt, az információ megosztást és akár több partnertől származó hozzájárulás megosztását egyidejűleg. Itt jönnek képbe az üzenetküldő alkalmazások.

Előnyük, hogy fenntartják a kommunikációt és munkafolyamatok folytonosságát. A Skype még minding rendkívül népszerű ezen a fronton, de érdemes az újabb szoftverek ( Slack ) között is körülnézni.

3. Videó konferencia alkalmazás

Egy üzenetküldő alkalmazás bevezetése a projekt folyamatokba nagyon hasznos, de az a legideálisabb, ha kiegészíti és nem helyettesíti a személyes beszélgetést biztosító kommunikációs eszközöket.

A kérdés az, hogy hogyan tudunk személyesen beszélgetni valakivel, ha nem találkozunk vele személyesen?

Erre a kérdésre a videó konnferencia alkalmazások nyújtanak megoldást. Egy videó konferencia alkalmazáson keresztül zajló meeting vagy négyszemközti beszélgetés elősegíti a produktívabb, empatikusabb kommunikációt, összetartja a csapatot és visszahozza az emberi jelenlét hiányzó aspektusát a munkafolyamatba.

Tipp: ezeket az alkalmazásokat nem csak meetingekhez lehet használni, hanem egy kollegákkal közös virtuális kávézáshoz vagy ebédhez is, amikor a munkán kívüli témákról is lehet beszélgetni. A Google Hangouts az egyik legnépszerűbb ezen szoftverek közül.

4. Képernyőfelvétel készítő alkalmazás

Néha egyszerűbb megmutatni valamit, mint elmagyarázni. Egy képernyőfelvétel készítő alkalmazás munka közben mutatja meg – akár magyarázattal együtt – azt a folyamatot, amit éppen meg szeretnénk osztani.

Mindegy, hogy mit szeretnénk elmagyarázni vagy megosztani – például egy rendellenességet, amit az adatok ellenőrzése során találtunk -, kevesebb az esély, hogy félreértés történjen és megspóroljuk gépeléssel eltöltött időt is. Egyszerűen, gyorsan és a saját időbeosztásunk szerint tudjuk elmagyarázni, amit szerettünk volna, ráadásul a másiknak sem kell mindent félbehagynia és ugrania a telefonhívásra.

A sok elérhető szoftver közül a Loom-ot érdemes kipróbálni.

6. Fájlmegosztó alkalmazás

Semmilyen távolból használható vagy egyéb technológiai rendszer nem teljes egy fájlmegosztó alkalmazás nélkül.

Bármilyen fájlmegosztó alkalmazást is preferálunk, egy alapvető funkció kell a mindennapos munkafolyamatok végrehajtásához: a dokumentumverzióktól egészen a nagyobb fájlok – mint például egy videó – megosztásának egyszerűen kell történnie.

Tipp: időt (és tárhelyet) lehet spórolni az olyan alkalmazások integrálásával, mint a Google Drive, Dropbox , vagy a OneDrive.

7. Munkahelyi dokumentációt tartalmazó közös munkatér

Még sosem volt ennyire fontos a szervezeti általános működési eljárások (SOP) leírásának központi dokumentációja. A munkahelyi dokumentációt tartalmazó közös munkatér lehetővé teszi, hogy minden alkalmazott tudja, hogy hol keressen olyan fontos dokumentumokat, mint a betegállományról vagy egészségügyi ellátásról szóló szabályzatok.

Emellett a jó gyakorlatok és folyamatok leírását is meg lehet osztani ezen a tárhelyen, ahol más segítsége nélkül is mindenki könnyen megtalálhatja, amire szüksége van egyetlen központi forrásból. Hogy mit kell tudnia egy ilyen szoftvernek, azt a Teamwork Spaces weboldaláról megtudhatjuk.

8. Koncentrációt elősegítő alkalmazás

A halogatás sokak számára okoz frusztrációt a mindennapi munkában. Ennek elkerülésére már számtalan szoftveres megoldást találni, csak azt kell megnézni, hogy a felhasználó igényeihez melyik illik a legjobban.

A produktivitást növelő alkalmazásokat kifejezetten erre a célra fejlesztették ki és segítségükkel megelőzhető, hogy a munkanapok folyamatos e-mail olvasással és telefonálgatással teljenek el.

Van olyan szoftver, amelyik a figyelmet elvonó weboldalakat blokkolja átmenetileg, illetve vannak időzítő alkalmazások, amik segítenek tartani a napi ütemtervet.

Ha ajánlani lehet egyet a sok közül, akkor a Bear Focus Timer –re érdemes egy pillantást vetni.

9. Alkalmazásokat összekapcsoló eszköz

Van egy egyszerű trükkje a hatékony távmunkának: a szükséges alkalmazásokat összhangban kell működtetni. A legtöbb esetben arra már nem marad idő és energia, hogy minden alkalmazást külön kelljen frissítsünk minden egyes projektben elvégzett változtatás után.

A megoldást egy projektmenedzsment (vagy munkamenedzsment) szoftver jelenti, ami integrálja a mindennapi munkához szükséges eszközöket, és segítségével a szoftveres erőforrásokat össze lehet kapcsolni.

Néhány alkalmazás úgy van kialakítva, hogy kompatibilis legyen egymással, de ha mégsem azok, akkor a Zapier vagy Integromat segíthet összekapcsolni őket.