Az elmúlt időszakban gomba módra szaporodtak meg az online események. Ma már elmondható, hogy egyáltalán nem csak az üzleti élet szereplői vesznek részt online konferenciákon. Példaként említhetőek az oktatásban részt vevő diákok, kulturális programok, de egyéb társadalmi projektek is szép számmal valósulnak meg a világhálónak köszönhetően.

Noha a koronavírus okán sokan kényszerből kezdték használni az efféle technikát, egyre többen eszmélnek rá a praktikusságára. További érv az online események mellett, hogy nagyszerű élményt lehet ilyen módon is átélni, mindezt ráadásul határok nélkül, globálisan.

A sikeres rendezvények titka

Annak dacára, hogy nagyságrendekkel egyszerűbbnek tűnik egy online konferencia megszervezése, mint egy hagyományos eseményé, érdemes komolyan venni a feladatot. Mint ahogy a legtöbb szervezés kapcsán, ez esetben is elmondhatjuk, hogy gondos tervezés előzi meg a sikeres rendezvényeket. A feladatok azonban itt nem érnek véget.

Mindenképpen azonosítani kell az időpontot, a résztvevőket, a pontos programot. Fontos feladat a résztvevők regisztrációja és folyamatos tájékoztatása, valamint az esetleges kérdések megválaszolása, a potenciális technikai problémák megoldása. A siker érdekében mindent elő kell készíteni technikai szempontból is, noha a váratlan problémamegoldás szintén részét képezi a konferenciaszervezésnek.

Ami az eseménnyel kapcsolatos személyi feltételeket illeti, nagy valószínűség szerint szükség lesz moderátorra, aki vezeti a programot. Amennyiben hangsúlyos szerepe lesz a moderátor megjelenésének, és nem csupán  narrátorként jelenik meg, a professzionális háttér bebiztosítása is a teendők listáját fogja képezni. Jól jöhet például egy konferenciaterem helyszínként.

Az ördög a technikában rejlik?

Feltehetően nem túl meglepő, hogy a technika bebiztosítása jelenti majd a legnagyobb kihívást, hiszen ezen múlik a végső benyomás, az élmény maga. Noha egy web konferencia megrendezése lényegesen olcsóbban kivitelezhető, mint egy hagyományos eseményé, néhány kiadásra azért itt is számolni kell.

Ami a technikát illeti, két nagy csoportról beszélhetünk: a hardverről és a szoftverről. Amennyiben fizikailag távol helyezkednek el egymástól a résztvevők, a hardver részt rendszerint mindenki magának biztosítja be. A web konferencia egyik legnagyobb előnye, hogy csupán egy internettel ellátott számítógépre van szükség, a többi tényezőt a szervezők biztosítják.

Ma már számtalan web konferencia szervezésére kifejlesztett szoftver létezik, amelyek legtöbbje már letöltés nélkül, közvetlenül a böngészőből indul. Természetesen szinte mindig létezik letölthető verzió is. Ami a szoftvert illeti, tökéletes képi ábrázolást kell, hogy biztosítson, de a részletekre is jó, ha kiterjed a működése. Például ilyen finomhangolásnak minősül a technikai ügyelet, amely része sokszor az interaktív chat, vagy a konferencia moderálása, a prezentációk kezelése. A szoftver fejlettségétől függően lehetséges az esemény képi- és hangi rögzítése, majd visszanézhetősége.

Gyakran kerül sor előzetesen elkészített képi- és hanganyagok levetítésére a konferencián, ez is technikai kérdésnek minősül. Az esemény színvonalát emeli, ha kapcsolni tudnak résztvevőket a világ különböző pontjáról.

Amikor a web konferenciát működtető szoftver kiválasztására kerül sor, érdemes a könnyen kezelhetőség szempontjáról sem elfeledkezni. Ezen kívül a grafikai és egyéb, ábrázolást megkönnyítő lehetőségekkel is érdemes élni. Ami elromolhat, sokszor el is romlik, így jó, ha van egy jó háttércsapat, akik segítségére akár valós időben is lehet számítani. Nyilván minden eseménynek van büdzséje, így a végső döntés előtt ezt is érdemes számba venni.

Összegzésképpen megállapítható, hogy ha valaki érintett egy nagyobb közönséget érintő esemény megrendezésében, érdemes megfontolni a web konferencia lehetőségét. Számtalan előnyei közül kiemelendő, hogy a résztvevők részéről elég egy internet kapcsolattal ellátott számítógép, esetleg mobiltelefon, más akadálya nincs a részvételnek. A világ bármely pontjáról egyforma minőségben élvezhetővé válik bármilyen esemény.